• 数字档案管理中存在的问题与分折 不要轻易放弃。学习成长的路上,我们长路漫漫,只因学无止境。


    随着科技的发展,社会的进步,档案管理方面有了数字档案管理的出现,相对于传统的档案管理,数字档案管理存在着许多优势,然而相应地,数字档案管理也存在着一些问题需要相关人员去解决。本研究将会对数字档案做出简单阐述,分析其特点,并在此基础上分析当前数字档案管理存在的些许问题,并提出有效的资料和建议,以望能对数字档案管理的发展起到十分重要的作用。  数字档案管理;特点;问题与分析 一、前言 数字档案是社会不断发展的产物,对社会的发展有着不小的作用,因此,对其的管理就显得十分重要。相对于传统档案管理来说,数字档案管理更加方便省事,又因为数字档案管理是采用数字信息的方式管理的,因此就不容易被损坏,然而,数字档案管理也是存在着各种各样的问题的,它们在一定程度上阻碍了数字档案管理的发展,本研究将会对数字档案管理中出现的问题做出分析,并以此提出笔者的意见和建议,希望能对研究人员起到启发性作用。 二、对数字档案的简单阐述 数字档案是一种新型的档案储存方式,它起源于西方,是由西方提出的采用数字化来管理档案。虽然数字档案管理已经被提出,然而,数字档案管理却没有很明确的定义,较多的人对数字档案管理进行过定义,因此,数字档案管理出现了多种的定义。不仅如此,很多人并不能分清楚数字档案与电子档案的区别,因此,他们也就认为电子档案与数字档案是相同的,出现这样的问题的主要原因有:处于电子信息环境下,档案与文件的区分度不大,人们不好进行区分,另外就是国家法律中对于电子文件的法律效应没有明确的认可。 三、数字档案具有的特点 如今,数字档案是一种新型的档案储存形式,它具有如下几个特点:易储存:对于传统档案来讲,它需要纸张作为其的储存介质,这样一来,因为纸张具有易损害,不易保存的缘故,传统档案就具有不易保存的特点,而这一点对于数字档案来讲,就不具有威胁性,因为数万博体育下载app,万博体育足球下载,万博体育手机版app下载字档案是由计算机和计算机系统形成的数字化记录,所以数字档案就不具有不易保存的特点,反而很好保存。储存形式特殊:随着科技的发展,信息的储存具有了多种多样形式,例如:u盘,移动硬盘和磁盘等,采取这样的储存形式,就使得信息的储存变得更加方便快捷,除此之外,也节省了更多的空间。储存间接性:数字档案的信息储存具有间接性,人工并不能直接读取其中的数据,而传统档案却并不具有这个特点,也就是说,数字档案相对于传统档案来说,保密性更加强。可掌控性:科技发展到今天,人们完全可以非常便捷地将信息改为自己需要的,不仅如此,还可以跨越空间,调取其他地方的的数字档案使用,因此,相对于传统档案来说,数字档案的可掌控性更加强。具有多样性:数字档案的存在形式具有多样性的特点,主要是人们可以根据自己的需要,将档案以不同的方式表现出来。 四、数字档案存在的几个问题 (一)数字档案本身的安全性不高。数字档案是以数字化信息的方式储存,而这种储存方式具有一定的安全隐患,因为其的储存需要考虑到介质的质量与磁场等,如果达不到要求,档案就会很容易丢失,数字档案丢失后也比较难以找回。除此之外,数字档案具有容易转移的特点,这里就存在着一定的安全隐患,数字档案容易转移,那么数字档案在进行转移的过程中就有可能出现因为转移过程中的某些问题,造成了原档案的丢失。 (二)互联网给数字档案带来的不安全性。网络是把双刃剑,它给我们带来方便的同时,也给我们带来了不安全,如网络系统的不稳定,黑客的攻击等,都会对数字档案造成一定的威胁。我们的数字档案丢失,可能因为网络系统不稳定,从而出现打不开文件或者计算机自动关机的情况,重启后却发现文件已经丢失,还有可能因为黑客的刻意攻击,将大量有价值的资料偷窃出去,造成档案丢失。更有可能的是文件不小心感染上计算机病毒,导致文件彻底无法打开使用。 (三)人带来的不安全因素。无论那个部门,其档案都是具有很大价值的,尤其是政府部门,一经泄露或损坏,就会给国家带来很大的损失和危害,在这些部门工作的员工如果法治意识淡薄,就会给不法分子有可乘之机,采取利诱的方式,窃取档案资料。当然,也有可能是因为工作人员的一时疏忽,从而造成了档案资料的泄露,但是,无论是哪种形式,都会对该部门产生巨大的危害。 五、相应的解决策略 (一)加强硬件设施的管理。数字档案出现问题的一个原因就是硬件设施不过关,导致文件在储存或者传输的过程中出现问题,从而丢失,因此,在加强档案管理时,工作人员不仅要选取合适的储存介质用来储存数字档案,还要对档案进行备份,一旦档案丢失,还可以通过备份找到丢失档案,从而进行修补。经过分析,文件在传送的过程中也会发生档案丢失,因此,工作人员在传送文件时,需要十分注意,加强传输过程中的档案管理。 (二)增强网络防护能力。网络对数字档案的威胁性很大,因此,在进行数字档案管理时,工作人员要加强网络防护意识,除此之外,工作人员也要进行一定的网络技术培训,从而更好地进行数字档案管理。工作人员还可以在计算机上安装一些评价较好,性能较高的杀毒软件,对计算机安全进行实时防护。 (三)完善相应的规章制度。数字档案相对于传统档案来说,具有很多优势,然而这些优势也给数字档案的管理增加了难度,部分问题仅仅依靠工作人员是无法解决的,这是就需要政府部门根据时代的变化,对相应的规章制度进行完善,在降低了数字档案管理难度的同时,也减少了信息犯罪的发生。 六、结语 数字档案相对于传统档案来说,呈现了很多新的特点,这些特点在给数字档案管理带来方便的同时,也带来了不小的麻烦。虽然目前我国的数字档案管理存在着一定的问题,但是相信经过研究人员的努力,这些问题一定会迎刃而解,从而促进数字档案万博体育下载app,万博体育足球下载,万博体育手机版app下载管理的发展和进步。 参考文献 [1]宗亚菊.数字档案管理中存在的问题与对策分析[J].科学管理,2014.3(2):267-268.

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